大型活動(dòng)策劃的相關(guān)程序和法律規(guī)定在實(shí)施活動(dòng)前一定要非常清楚！1912的小編今天來給大家做一個(gè)詳細(xì)的解答。

(一) 活動(dòng)策劃階段

從程序上說，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項(xiàng)。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。

第四，方案論證。

因?yàn)殛P(guān)于活動(dòng)策劃并不是本文的重點(diǎn)，所以在這里就不加詳述了。

(二)辦理審批手續(xù)

根據(jù)《人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

但我們一般常見的活動(dòng)，主要需要報(bào)批的主要有文化廳(局)、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少，主要以上面四個(gè)機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報(bào)批的方面。

需要向地方文化部門報(bào)批的主要是活動(dòng)中的演出方面，由于大多活動(dòng)都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場(chǎng)、街道、賓館、飯店、體育場(chǎng)(館)或者其他非營業(yè)性演出場(chǎng)所舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。

申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提交的文件有：

(1) 演出申請(qǐng)書;

(2) 與演出相關(guān)的各類演出合同文本;

3) 演出節(jié)目?jī)?nèi)容材料;

(4) 營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》。

《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

(1) 售票或者包場(chǎng)的;

(2) 支付演出單位或者個(gè)人報(bào)酬的;

(3) 以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的;

(4) 有贊助或者捐助的;

(5) 以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》和《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》。

2、關(guān)于公安部門的報(bào)批

為了保證各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，維護(hù)社會(huì)治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動(dòng)之前必須報(bào)縣級(jí)以上公安部門申請(qǐng)批準(zhǔn)。申請(qǐng)時(shí)提交一下文件：

(1) 活動(dòng)方案和說明;

(2) 活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案;

(3) 場(chǎng)地管理者出具的同意使用證明;

(4) 申請(qǐng)人身份證明及無違法犯罪記錄等;

(5) 法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。

其中活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

(1) 活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式;

(2) 安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識(shí)別標(biāo)志;

(3) 場(chǎng)地建筑和設(shè)施的消防、安全情況;

(4) 入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施;

(5) 場(chǎng)地人員的核定容量;

(6) 迅速疏散人員的預(yù)備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動(dòng)的時(shí)候，入場(chǎng)票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗(yàn)。

另外在活動(dòng)的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動(dòng)的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)許可;人數(shù)在三千人以上的，由地(市)級(jí)公安機(jī)關(guān)許可;跨地區(qū)的群眾性文化體育活動(dòng)，由共同的上一級(jí)公安機(jī)關(guān)許可。作出許可的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級(jí)公安機(jī)關(guān)備案。公安機(jī)關(guān)對(duì)二百人以下的群眾性文化體育活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。

其他有關(guān)公安報(bào)批方面的詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《群眾性文化體育活動(dòng)治安管理辦法》。

3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對(duì)于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對(duì)戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動(dòng)中的舞臺(tái)或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。

《人民共和國消防法》第十三條規(guī)定， 舉辦大型集會(huì)、焰火晚會(huì)、燈會(huì)等群眾性活動(dòng)，具有火災(zāi)危險(xiǎn)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實(shí)消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報(bào)，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動(dòng)中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報(bào)程序，但在實(shí)際過程中一定會(huì)遇到更多的問題，在這里也不便一一列出，只是希望大家在舉辦活動(dòng)之前多方考慮，多方咨詢，特別活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

(三)聯(lián)系場(chǎng)地、參與主體人員等，并簽訂相關(guān)合同

在這里需要說明的是，有些申報(bào)手續(xù)需要提供場(chǎng)地、人員等相關(guān)合同，所以在程序的先后上并不固定，我們可以根據(jù)實(shí)際情況做出適當(dāng)調(diào)整。為了保證活動(dòng)的順利開展，并依法維護(hù)各方的正當(dāng)權(quán)益，我們?cè)诼?lián)系相關(guān)事物時(shí)一定要簽訂合同。而對(duì)于合同的相關(guān)簽訂事項(xiàng)在這里就不贅述了。

(四)擬定活動(dòng)籌備計(jì)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。活動(dòng)籌備計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作、推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以活動(dòng)籌備計(jì)劃是活動(dòng)成敗的關(guān)鍵性因素之一。

活動(dòng)籌備計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、 工作計(jì)劃。也稱實(shí)施計(jì)劃。是為了活動(dòng)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案，要說明以什么方法組織實(shí)施活動(dòng)，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。

2、 人員組織計(jì)劃。主要表明 各子項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作有誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計(jì)劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表。可以讓工作人員一目了然。

3、 活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃。根據(jù)活動(dòng)的正式開始時(shí)間和籌備工作正式開展的時(shí)間，對(duì)籌備工作的各項(xiàng)任務(wù)列定工作進(jìn)程計(jì)劃。通常情況下，指定活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃時(shí)會(huì)采用框圖式構(gòu)架。

4、 財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。對(duì)于活動(dòng)實(shí)施過程中的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算。

5、 文件檔案管理計(jì)劃。因?yàn)樵诿看位顒?dòng)過程中都會(huì)產(chǎn)生很多的相關(guān)文件和檔案，如在活動(dòng)審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動(dòng)賴以開展的前提條件。所以對(duì)于文件和檔案的管理在活動(dòng)籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。

6、 應(yīng)急計(jì)劃。這方面是很多活動(dòng)的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因?yàn)榛顒?dòng)過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計(jì)劃不知該從何入手;另一方面也在于大多數(shù)活動(dòng)組織者對(duì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在意識(shí)里還沒有風(fēng)險(xiǎn)管理的概念。但是大型活動(dòng)一般都具有籌備時(shí)間長(zhǎng)、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。

活動(dòng)的籌備計(jì)劃可分為概念性計(jì)劃和詳細(xì)性計(jì)劃二種形式：

1、 概念性計(jì)劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，規(guī)定了活動(dòng)的主要計(jì)劃因素界限和重點(diǎn)。也叫自上而下的計(jì)劃。

2、 詳細(xì)性計(jì)劃，通常叫由下而上的計(jì)劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)到每一項(xiàng)具體任務(wù)。詳細(xì)計(jì)劃制定了活動(dòng)的詳細(xì)范圍。

在制定活動(dòng)籌備計(jì)劃的時(shí)候，一般情況下由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計(jì)劃;然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對(duì)自身工作的詳細(xì)計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。

因?yàn)橐淮位顒?dòng)的組織，特別是大型活動(dòng)的組織，需要我們準(zhǔn)備的事情的確很多、很亂，有時(shí)候即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動(dòng)開始的現(xiàn)場(chǎng)就一定會(huì)方寸大亂。所以，怎樣把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要考慮到的事情都考慮到，并在活動(dòng)開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動(dòng)能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

1、“好記性不如一個(gè)爛筆頭”。

把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒?dòng)前期以活動(dòng)內(nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項(xiàng)目分類把圍繞活動(dòng)內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動(dòng)一一羅列，然后再從每個(gè)活動(dòng)入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動(dòng)的具體性質(zhì)制作一個(gè)“活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)事物預(yù)置表”(表樣如附件1)。然后按照這張表上的內(nèi)容對(duì)會(huì)前工作嚴(yán)格實(shí)施。

2、頭腦風(fēng)暴法

“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個(gè)人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動(dòng)所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

3、及時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

由于各種大型活動(dòng)的復(fù)雜性，保證每次活動(dòng)都開展的順順利利、一點(diǎn)都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會(huì)出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動(dòng)過后及時(shí)地整理在活動(dòng)過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動(dòng)中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長(zhǎng)一智”，這次的失誤下次堅(jiān)決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗(yàn)下次一定更好的運(yùn)用。這就為我們以后的活動(dòng)管理積累了良好的基礎(chǔ)。

(五)活動(dòng)的實(shí)施階段

活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此，這部分也將是本文主要探討的地方?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的增高。

為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。這一點(diǎn)會(huì)在下面單獨(dú)介紹。

(六)活動(dòng)的評(píng)估和總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析;通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容：

(1) 對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因;

(2) 項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因;

(3) 評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié);(4) 對(duì)未來項(xiàng)目的建議;

(5) 團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì);

此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括：

(1) 對(duì)活動(dòng)策劃項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置

(2) 項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排(媒體、客服等);

(3) 檔案的整理、存檔工作。